KLOKKENLUIDERSREGELING

1- CONTEXT

Als gevolg van het Decreet tot bescherming van klokkenluiders in het onderwijs in de Vlaamse Gemeenschap van 21 juni 2023 moeten alle (onderwijs)instellingen een intern meldpunt hebben waar personeelsleden melding kunnen maken van onregelmatigheden en tekortkomingen ten aanzien van specifieke Europese regelgeving bij zijn werkgever zonder angst voor represailles. Zo’n intern meldpunt kan worden beheerd door de instelling zelf of kan extern ter beschikking worden gesteld door andere organisatie, zoals een koepel- of ledenvereniging.

Als ledenvereniging en netwerkorganisatie maakt Katholiek Onderwijs Vlaanderen gebruik van die mogelijkheid: alle (onderwijs)instellingen van een bestuur dat lid is van Katholiek Onderwijs Vlaanderen zijn automatisch aangesloten bij het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Op die manier kan iedere (onderwijs)instelling op een eenvoudige manier voldoen aan deze nieuwe decretale verplichting. Natuurlijk kan een bestuur er op een later ogenblik altijd voor kiezen om een intern meldpunt in eigen beheer op te zetten.

In deze infofiche vind je afspraken terug over wat Katholiek Onderwijs Vlaanderen en het bestuur van je (onderwijs)instelling van elkaar mogen verwachten. Zo garanderen ze samen de goede ontvangst, behandeling en opvolging van klokkenluidersmeldingen bij het interne meldpunt.

2 - AANSLUITING BIJ HET INTERNE MELDPUNT KATHOLIEK ONDERWIJS VLAANDEREN

Het bestuur is aangesloten bij het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen voor al zijn (onderwijs)instellingen. Katholiek Onderwijs Vlaanderen mag alle meldingen ontvangen en behandelen die betrekking hebben op de (onderwijs)instellingen van het bestuur en die gebeuren in het kader van Klokkenluidersdecreet Onderwijs. Dit wordt de ondersteuning genoemd.

3 - SAMENWERKING IN GEVAL VAN EEN MELDING DOOR EEN KLOKKENLUIDER

Katholiek Onderwijs Vlaanderen engageert zich om alle meldingen (in de zin van Klokkenluidersdecreet Onderwijs) die betrekking hebben op een instelling van het bestuur zo goed mogelijk te ontvangen, te behandelen en op te volgen. Het bestuur ondersteunt het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen altijd wanneer nodig of nuttig.

Het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen zal een ontvangstmelding sturen aan de klokkenluider binnen zeven dagen na de dag waarop de melding werd ontvangen. 

Na een ontvangen melding neemt het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen contact op met de betrokken instelling van het bestuur. Samen gaan zij de juistheid na van de melding. Het bestuur voert daarbij een intern onderzoek. Als er op basis van het gevoerde interne onderzoek voldoende aanwijzingen zijn van een inbreuk, neemt het bestuur de gepaste maatregelen.

Het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen informeert de klokkenluider binnen drie maanden na de dag waarop de ontvangstmelding werd verstuurd over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen daarvoor. 

4 - VERBOD OP REPRESAILLES TEGEN KLOKKENLUIDERS

Het bestuur verbindt zich ertoe om geen maatregelen te nemen (of hiermee te dreigen) tegen personen die onder de bescherming van het Klokkenluidersdecreet Onderwijs vallen, als vergelding voor een melding of openbaarmaking. Die represaille bescherming geldt in de eerste plaats voor de klokkenluider zelf maar strekt zich uit tot personen die een klokkenluider bijstaan in het meldingsproces (de zogenaamde facilitatoren), collega's van de klokkenluider, alsook tot eventuele getuigen. Enkele voorbeelden van maatregelen die je niet mag nemen als represaille voor een klokkenluidersmelding:

• een schorsing, ontslag of soortgelijke maatregelen;
• een evaluatieonvoldoende, negatieve beoordeling voor tijdelijken, degradatie of het onthouden van bevordering;
• het onthouden van een benoeming;
• de overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats of verandering van de werktijden;
• het onthouden van opleiding;
• een negatieve arbeidsreferentie;
• het opleggen of toepassen van een tuchtmaatregel, disciplinaire maatregel, berisping of financiële sanctie;
• dwang, intimidatie, pesterijen en uitsluiting;
• het niet omzetten van een tijdelijk contract in een contract voor onbepaalde duur, als het personeelslid de gerechtvaardigde verwachting had dat het een contract van onbepaalde duur zou krijgen;
• schade, met inbegrip van reputatieschade op sociale media of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
• opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor de hele instelling waardoor de klokkenluider geen baan meer kan vinden bij die instelling;
• de intrekking van een licentie of vergunning, afgeleverd door een overheidsinstantie;
• psychiatrische of medische verwijzingen;
• vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
• elke andere vorm van represailles.

5 - PERSONEELSLEDEN OP DE HOOGTE BRENGEN VAN HET INTERNE MELDPUNT

Het bestuur vermeldt op een pagina van de publieke website(s) van haar (onderwijs)instelling(en) het e-mail- en postadres en het telefoonnummer van het interne meldkanaal:

       klokkenluider@katholiekonderwijs.vlaanderen

       Guimardstraat 1, 1040 Brussel - 02 507 07 12

Ook zorgt het bestuur ervoor dat die webpagina een link bevat naar de officiële webpagina van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming met alle informatie over de klokkenluidersregeling binnen onderwijs.

6 - VERTROUWELIJK

Het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen beschermt te allen tijde de vertrouwelijkheid van de identiteit van klokkenluiders, van de identiteit van de eventuele personen die in een melding worden genoemd en van elke informatie waaruit de identiteit van de voorgaanden kan blijken. Het interne meldpunt maakt die gegevens alleen maar bekend aan de personeelsleden van het bestuur die bevoegd zijn om de melding te onderzoeken. Eenzelfde geheimhoudingsverplichting geldt natuurlijk ook voor die personeelsleden van het bestuur. 

Het bestuur is op de hoogte van de strikte vertrouwelijkheid van deze gegevens en respecteert die ook. Deze vertrouwelijkheid geldt ook na afloop van de samenwerking en duurt zolang het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen persoonsgegevens verwerkt in naam en voor rekening van het bestuur.

Daarnaast beschermt Katholiek Onderwijs Vlaanderen ook de vertrouwelijkheid van andere vertrouwelijke gegevens wanneer het bestuur die aanmerkt als “vertrouwelijk” of markeert met een gelijkaardig opschrift. Deze vertrouwelijkheid geldt ook na afloop van de samenwerking en duurt totdat Katholiek Onderwijs Vlaanderen die vertrouwelijke gegevens teruggeeft en/of vernietigt.

Indien nodig kunnen Katholiek Onderwijs Vlaanderen  en het bestuur nog bijkomende afspraken maken over het delen van vertrouwelijke informatie in het kader van het behandelen van een melding.

7 - PRIVACY

In het kader van deze ondersteuning zal het meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen persoonsgegevens verwerken. Concreet gaat het om volgende persoonsgegevens:

• de naam van de klokkenluider;
• de contactgegevens en de functie van de klokkenluider;
• de naam van de facilitator of van derden die verbonden zijn met de klokkenluider en die het slachtoffer zouden kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context;
• de naam en de functie van de perso(o)n(en) aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht en informatie over die inbreuken;
• de naam van de getuigen;
• het schriftelijke verslag van mondelinge meldingen en eventuele stemopnames.

Katholiek Onderwijs Vlaanderen is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU). De verwerking van de ontvangen persoonsgegevens gebeurt uiteraard steeds in overeenstemming met de toepasselijke privacyregelgeving. Het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen zal de persoonsgegevens niet verwerken voor enig ander doel, behalve dan voor afwijkende wettelijke verplichtingen. 

Het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen zal de ontvangen persoonsgegevens bewaren voor een termijn van 10 jaar. Wanneer die termijn dreigt af te lopen, zal het interne meldpunt van Katholiek Onderwijs Vlaanderen contact opnemen met de rechthebbende klokkenluider om te verifiëren of diens persoonsgegevens nog steeds moeten worden bijgehouden in het kader van het Klokkenluidersdecreet Onderwijs. Als dat het geval is, wordt de tienjarige bewaartermijn hernieuwd.

8 - LATERE WIJZIGINGEN

Als dit afsprakenkader of de te volgen procedure zou worden aangepast, brengt Katholiek Onderwijs Vlaanderen het bestuur hiervan uiterlijk op 1 februari op de hoogte, zodat de aanpassingen kunnen ingaan bij het begin van het volgende school- of academiejaar.